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电子档案码编码规则(征求意见稿)(已结束)
发布时间:2021-07-31 来源: 访问量: 字体:【 视力保护色:

                                                    (截至日期从2021-08-01起至2021-08-19止)

000011 范围

本文件规定了电子档案码编码规则以及实施要求。

本文件适用于电子档案码的生成、校验和实施。

000012 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 1988-1998  信息技术信息交换用七位编码字符集

GB/T 7408-2005  数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB/T 17710-2008  信息技术 安全技术 校验字符系统

GB 32100-2015  法人和其他组织统一社会信用代码编码规则

GB/T 33477-2016  党政机关电子公文标识规范

GB/T 36609-2018  电子发票基础信息规范

GB/T 36902-2018  电子证照 目录信息规范

GB/T 36904-2018  电子证照标识规范

DA/T 80-2019  政府网站网页归档指南

DA/T 85-2019  政务服务事项电子文件归档规范

《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》国家税务总局公告2015年第84号

000013 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

000013.1 
编码

给事物或概念赋予代码的过程。

[来源:GB/T 10113-2003]

000014 缩略语

下列缩略语适用于本文件。

OID:对象标识符(object identifier)

000015 编码规则

000015.1 编码结构

电子档案码采用组合编码方式生成,各部分由数字和字母组成,字母应大写,中间不留空格。电子档案码的组成部分从左至右依次为:OID、统一社会信用代码、档案门类代码、年度、保管期限代码、内部分类代码、流水号和校验位。

编码结构具体见图1,其中“×××”不代表各代码所占的位数,除OID和统一社会信用代码之间以小数点“.”(即GB/T 1988-1998规定的编码2E)分隔外,其余各项之间用短横线“-”(即GB/T 1988-1998规定的编码2D)分隔。

 

000015.2 电子档案OID

电子档案OID应为:1.2.156.115241。

000015.3 统一社会信用代码

电子档案所在归档机关的统一社会信用代码,按照GB 32100-2015的规定执行,不含连接符。

000015.4 档案门类代码

电子档案所属档案门类的代码,6位数字和字母构成,附录A给出了档案门类代码编制的具体参考。

000015.5 年度

电子档案归档的年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

示例1:2017。

000015.6 保管期限代码

电子档案的保管期限代码由1位字母构成,分以下两种情况:

00001—— 确定保管期限,“永久”用“Y”表示,“长期”用“C”表示,“短期”用“D”表示。

00002—— 无法确定保管期限的,用“Z”表示。

000015.7 内部分类代码

8位数字和字母构成。可依据不同档案门类确定其内部分类的依据,可包括且不限于以下具体构成:

a) 内设机构或下属单位分类

表示电子档案所在归档机关内设机构或下属单位,是归档机关为其内设机构和没有统一社会信用代码的下属单位设定的代码,由各归档机关自行设定,应保证唯一性。内设机构或下属单位撤并时,原代码不宜重复使用。

示例2:00000000。

说明表示电子档案由本单位顶级机构归档

b) 电子发票内部分类

1位补齐位“0”、2位机构行政区划编码、3位批次号和2位票种构成,遵照GB/T 36609-2018的要求。其中,批次号和票种为阿拉伯数字,遵照《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》国家税务总局公告2015年第84号的要求。

示例3:03300111。

说明0为补齐位,33为机构行政区划编码,001为批次号,11为增值税电子普通发票。

c) 政府服务事项内部分类

5位主项代码和3位子项代码构成,遵照DA/T 85-2019中7.3.3的要求。其中,主项代码参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码;子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。

示例4:00191001。

说明:00191为主项代码,001为子项代码。

d) 电子证照内部分类

2位补齐位“00”、3位机构内唯一码和3位电子文件版本号构成。其中,机构内唯一码由证照定义机构或其委托的其他机构确定,采用顺序码或层次码方式编制,各位可取值为英文大写字母(I、O不用)或阿拉伯数字,机构内唯一码在该机构业务指导范围内不重复,遵照GB/T 36902-2018中6.3的要求。电子文件的版本号为阿拉伯数字,遵照GB/T 36904-2018中5.6的要求。

示例5:0012M003。

说明:00为补齐位,12M为机构内唯一码,003为电子文件版本号。

e) 电子公文内部分类

3位补齐位“000”、3位内设机构或下属单位代码和2位代字编码构成,遵照GB/T 33477-2016中5.4、5.6的要求。代字编码表示公文的发文机关代字的编码,由各单位自行设定,应保证唯一性。

示例6:000111DA。

说明:000为补齐位,111为内设机构代码,DA为发文机关代字的编码。

f) 网页档案内部分类

2位补齐位“00”、2位网站代码和4位类别代码构成,遵照DA/T 80-2019中7.2.3的要求。其中,网站代码为阿拉伯数字,门户网站为01,其他网站顺序编号;类别代码以网页档案类别名称的首字母作为类别代码,最多4位,不足4位前面补0。

示例7:0001XXFB

说明:00为补齐位,01为门户网站,XXFB为信息发布类。

000015.8 流水号

电子档案归档时的流水编号,采用8位数字编码,从“00000001”起。

000015.9 校验位

校验位为1位数字或英文大写字母,用以检验电子档案码的正确性。校验位按照GB/T 17710-2008定义的“ISO/IEC 7064 MOD37,36”规则计算,验证式如公式1:

000015.10 编制示例

    为便于理解电子档案码的使用方法,方便操作,附录B给出了电子档案码编制的具体示例。

000016 电子档案码的实施要求

电子档案码生成和管理要求包括:

a) 电子档案码由归档机关按规则生成,并保持其唯一性;

g) 电子档案码生成后,在交换、存档等过程中应保持不变。

 


 

 

附录A
(资料性)
档案门类代码参考

档案门类代码编制参考如表A.1。

表A.1 档案门类代码参考

序号

代码

描述

1

WS0000

文书档案

2

WY0000

网页档案

3

ZP0000

照片档案

4

LY0000

录音档案

5

LX0000

录像档案

6

DZ0000

电子证照

7

ZW0000

政务服务事项档案

8

KJ0000

科学技术档案

9

FP0000

电子发票

10

MS0000

民生档案

11

MSHY00

民生档案-婚姻

12

MSTD00

民生档案-土地承包

13

MSSL00

民生档案-山林

14

MSFC00

民生档案-房产

15

MSYM00

民生档案-移民

16

MSZQ00

民生档案-知青

17

MSGY00

民生档案-国有转制企业职工

18

MSHJ00

民生档案-户籍

19

MSXJ00

民生档案-学籍

20

MSGZ00

民生档案-公证

21

MSDS00

民生档案-独生子女

22

MSCS00

民生档案-出生医学证明

 


 

 

附录B
(资料性)
电子档案码编制示例

A.1 电子公文档案编制示例

示例1:1.2.156.115241.12330200MB1565230W-WS0000-2021-Y-000000DA-00000056-9

说明:1.2.156.115241为OID,12330200MB1565230W为宁波市档案馆,WS0000为文书档案,2021为年度,Y为保管期限代码,000000DA为内部分类代码,00000001为流水号,9为校验码。电子公文的原标识为1.2.156.115241.12330200MB1565230W-000-2021-DA-00056。

A.2 政务服务事项电子档案编制示例

示例2:1.2.156.115241.11330204002939820U-ZW0000-2021-Y-00822002-00000027-9

说明:1.2.156.115241为OID,11330204002939820U为宁波市体育局,ZW0000为政务服务事项档案,2021为年度,Y为保管期限代码,00822002为内部分类代码,00000027为流水号,9为校验码。政府服务事项的原电子文件号为33020121-08-00822-002-2021-永久-0000027。

A.3 网页档案编制示例

示例3:1.2.156.115241.11330204309052482L-WY0000-2021-Y-000100QT-00071770-9

说明:1.2.156.115241为OID,11330204309052482L为宁波市市场监督管理局,WY0000为网页档案,2021为年度,Y为保管期限代码,000100QT为内部分类代码,00071770为流水号,9为校验码。网页档案的原档号为0147-WY-01-2021-QT-Y-071770。

A.4 电子证照档案编制示例

示例8:1.2.156.115241.11330204309052482L-DZ0000-2021-Y-00201001-00000001-7

说明:1.2.156.115241为OID,11330204309052482L为宁波市市场监督管理局,DZ0000为电子证照,2021为年度,Y为保管期限代码,00201001为内部分类代码,00000001为流水号,7为校验码。电子证照的原标识为1.2.156.3005.2.11100000000013338W002.11320482014138860P.201807250201.001.7。

A.5 电子发票档案编制示例

示例9:1.2.156.115241.12330200419531417K-FP0000-2021-Y-03300111-09657495-6

说明:1.2.156.115241OID12330200419531417K为宁波市标准化研究院FP0000为电子发票2021为年度,Y为保管期限代码,03300111为内部分类代码,09657495为流水号,6校验码。电子发票的原编码为033021900111-09657495


电子档案码编码规则(征求意见稿)(已结束)
发布时间:2021-07-31 来源:

                                                    (截至日期从2021-08-01起至2021-08-19止)

000011 范围

本文件规定了电子档案码编码规则以及实施要求。

本文件适用于电子档案码的生成、校验和实施。

000012 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 1988-1998  信息技术信息交换用七位编码字符集

GB/T 7408-2005  数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB/T 17710-2008  信息技术 安全技术 校验字符系统

GB 32100-2015  法人和其他组织统一社会信用代码编码规则

GB/T 33477-2016  党政机关电子公文标识规范

GB/T 36609-2018  电子发票基础信息规范

GB/T 36902-2018  电子证照 目录信息规范

GB/T 36904-2018  电子证照标识规范

DA/T 80-2019  政府网站网页归档指南

DA/T 85-2019  政务服务事项电子文件归档规范

《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》国家税务总局公告2015年第84号

000013 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

000013.1 
编码

给事物或概念赋予代码的过程。

[来源:GB/T 10113-2003]

000014 缩略语

下列缩略语适用于本文件。

OID:对象标识符(object identifier)

000015 编码规则

000015.1 编码结构

电子档案码采用组合编码方式生成,各部分由数字和字母组成,字母应大写,中间不留空格。电子档案码的组成部分从左至右依次为:OID、统一社会信用代码、档案门类代码、年度、保管期限代码、内部分类代码、流水号和校验位。

编码结构具体见图1,其中“×××”不代表各代码所占的位数,除OID和统一社会信用代码之间以小数点“.”(即GB/T 1988-1998规定的编码2E)分隔外,其余各项之间用短横线“-”(即GB/T 1988-1998规定的编码2D)分隔。

 

000015.2 电子档案OID

电子档案OID应为:1.2.156.115241。

000015.3 统一社会信用代码

电子档案所在归档机关的统一社会信用代码,按照GB 32100-2015的规定执行,不含连接符。

000015.4 档案门类代码

电子档案所属档案门类的代码,6位数字和字母构成,附录A给出了档案门类代码编制的具体参考。

000015.5 年度

电子档案归档的年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

示例1:2017。

000015.6 保管期限代码

电子档案的保管期限代码由1位字母构成,分以下两种情况:

00001—— 确定保管期限,“永久”用“Y”表示,“长期”用“C”表示,“短期”用“D”表示。

00002—— 无法确定保管期限的,用“Z”表示。

000015.7 内部分类代码

8位数字和字母构成。可依据不同档案门类确定其内部分类的依据,可包括且不限于以下具体构成:

a) 内设机构或下属单位分类

表示电子档案所在归档机关内设机构或下属单位,是归档机关为其内设机构和没有统一社会信用代码的下属单位设定的代码,由各归档机关自行设定,应保证唯一性。内设机构或下属单位撤并时,原代码不宜重复使用。

示例2:00000000。

说明表示电子档案由本单位顶级机构归档

b) 电子发票内部分类

1位补齐位“0”、2位机构行政区划编码、3位批次号和2位票种构成,遵照GB/T 36609-2018的要求。其中,批次号和票种为阿拉伯数字,遵照《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》国家税务总局公告2015年第84号的要求。

示例3:03300111。

说明0为补齐位,33为机构行政区划编码,001为批次号,11为增值税电子普通发票。

c) 政府服务事项内部分类

5位主项代码和3位子项代码构成,遵照DA/T 85-2019中7.3.3的要求。其中,主项代码参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码;子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。

示例4:00191001。

说明:00191为主项代码,001为子项代码。

d) 电子证照内部分类

2位补齐位“00”、3位机构内唯一码和3位电子文件版本号构成。其中,机构内唯一码由证照定义机构或其委托的其他机构确定,采用顺序码或层次码方式编制,各位可取值为英文大写字母(I、O不用)或阿拉伯数字,机构内唯一码在该机构业务指导范围内不重复,遵照GB/T 36902-2018中6.3的要求。电子文件的版本号为阿拉伯数字,遵照GB/T 36904-2018中5.6的要求。

示例5:0012M003。

说明:00为补齐位,12M为机构内唯一码,003为电子文件版本号。

e) 电子公文内部分类

3位补齐位“000”、3位内设机构或下属单位代码和2位代字编码构成,遵照GB/T 33477-2016中5.4、5.6的要求。代字编码表示公文的发文机关代字的编码,由各单位自行设定,应保证唯一性。

示例6:000111DA。

说明:000为补齐位,111为内设机构代码,DA为发文机关代字的编码。

f) 网页档案内部分类

2位补齐位“00”、2位网站代码和4位类别代码构成,遵照DA/T 80-2019中7.2.3的要求。其中,网站代码为阿拉伯数字,门户网站为01,其他网站顺序编号;类别代码以网页档案类别名称的首字母作为类别代码,最多4位,不足4位前面补0。

示例7:0001XXFB

说明:00为补齐位,01为门户网站,XXFB为信息发布类。

000015.8 流水号

电子档案归档时的流水编号,采用8位数字编码,从“00000001”起。

000015.9 校验位

校验位为1位数字或英文大写字母,用以检验电子档案码的正确性。校验位按照GB/T 17710-2008定义的“ISO/IEC 7064 MOD37,36”规则计算,验证式如公式1:

000015.10 编制示例

    为便于理解电子档案码的使用方法,方便操作,附录B给出了电子档案码编制的具体示例。

000016 电子档案码的实施要求

电子档案码生成和管理要求包括:

a) 电子档案码由归档机关按规则生成,并保持其唯一性;

g) 电子档案码生成后,在交换、存档等过程中应保持不变。

 


 

 

附录A
(资料性)
档案门类代码参考

档案门类代码编制参考如表A.1。

表A.1 档案门类代码参考

序号

代码

描述

1

WS0000

文书档案

2

WY0000

网页档案

3

ZP0000

照片档案

4

LY0000

录音档案

5

LX0000

录像档案

6

DZ0000

电子证照

7

ZW0000

政务服务事项档案

8

KJ0000

科学技术档案

9

FP0000

电子发票

10

MS0000

民生档案

11

MSHY00

民生档案-婚姻

12

MSTD00

民生档案-土地承包

13

MSSL00

民生档案-山林

14

MSFC00

民生档案-房产

15

MSYM00

民生档案-移民

16

MSZQ00

民生档案-知青

17

MSGY00

民生档案-国有转制企业职工

18

MSHJ00

民生档案-户籍

19

MSXJ00

民生档案-学籍

20

MSGZ00

民生档案-公证

21

MSDS00

民生档案-独生子女

22

MSCS00

民生档案-出生医学证明

 


 

 

附录B
(资料性)
电子档案码编制示例

A.1 电子公文档案编制示例

示例1:1.2.156.115241.12330200MB1565230W-WS0000-2021-Y-000000DA-00000056-9

说明:1.2.156.115241为OID,12330200MB1565230W为宁波市档案馆,WS0000为文书档案,2021为年度,Y为保管期限代码,000000DA为内部分类代码,00000001为流水号,9为校验码。电子公文的原标识为1.2.156.115241.12330200MB1565230W-000-2021-DA-00056。

A.2 政务服务事项电子档案编制示例

示例2:1.2.156.115241.11330204002939820U-ZW0000-2021-Y-00822002-00000027-9

说明:1.2.156.115241为OID,11330204002939820U为宁波市体育局,ZW0000为政务服务事项档案,2021为年度,Y为保管期限代码,00822002为内部分类代码,00000027为流水号,9为校验码。政府服务事项的原电子文件号为33020121-08-00822-002-2021-永久-0000027。

A.3 网页档案编制示例

示例3:1.2.156.115241.11330204309052482L-WY0000-2021-Y-000100QT-00071770-9

说明:1.2.156.115241为OID,11330204309052482L为宁波市市场监督管理局,WY0000为网页档案,2021为年度,Y为保管期限代码,000100QT为内部分类代码,00071770为流水号,9为校验码。网页档案的原档号为0147-WY-01-2021-QT-Y-071770。

A.4 电子证照档案编制示例

示例8:1.2.156.115241.11330204309052482L-DZ0000-2021-Y-00201001-00000001-7

说明:1.2.156.115241为OID,11330204309052482L为宁波市市场监督管理局,DZ0000为电子证照,2021为年度,Y为保管期限代码,00201001为内部分类代码,00000001为流水号,7为校验码。电子证照的原标识为1.2.156.3005.2.11100000000013338W002.11320482014138860P.201807250201.001.7。

A.5 电子发票档案编制示例

示例9:1.2.156.115241.12330200419531417K-FP0000-2021-Y-03300111-09657495-6

说明:1.2.156.115241OID12330200419531417K为宁波市标准化研究院FP0000为电子发票2021为年度,Y为保管期限代码,03300111为内部分类代码,09657495为流水号,6校验码。电子发票的原编码为033021900111-09657495


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宁波市档案馆信息技术处承办

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备案编号:浙ICP备05066881
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