您当前的位置: 首页>要闻>业内动态
把握高校人物档案收集整理的关键点 ——基于北京大学档案馆相关实践的思考
发布时间:2023-10-24 来源: 访问量: 字体:【 视力保护色:
高校是人才的摇篮,是大师的沃土;人才是高校的灵魂,是高校建设和发展的支柱。任何一所大学的建设和发展都与重要人物密不可分。加强高校人物档案资源建设,对于丰富高校档案馆馆藏资源、开展校史研究、制定人才战略、加强人才资源开发,以及更好传承和弘扬高校优良传统具有重大意义。

一、高校人物档案收集的意义

(一)丰富馆藏内容,突出馆藏特色

在某一学科领域获得至高成就的人物在成人、成才、立业过程中形成的档案可谓是鲜活的励志成长手册、典型的教育素材和不可替代的文化载体。这些人物有着不同的成长背景、不同的学科领域、不同的工作岗位、不同的生活经历,所形成的档案也是丰富多彩、各具特色的。这些档案真实反映了他们的治学方法,体现了他们的生活态度,展现了他们为人处世的精气神。因而,根据学校实际工作和发展需要适时开展人物档案工作,能为馆藏增添更多的个性和特色,丰富馆藏内容,优化馆藏结构,从而更细致深入地反映高校的教学、科研、管理情况。

根据北京大学人物档案管理规范的界定,北京大学人物档案是指学校中学术造诣较深,在某一学科领域贡献突出,在国内外教育界、科技界有一定影响力的知名人物的档案。人物档案的建档对象包括:为国家和社会作出突出贡献者;国家或国际重大奖励的获得者;中国科学院院士、中国工程院院士和其他知名学者;历届校领导;在国内外享有盛誉的校友,以及对学校发展有突出贡献的人士。至今,北大档案馆已经收藏了50多位科学家(教授、校领导)的1万多件人物档案,包括珍贵的科研手稿、声像资料、荣誉证书等,成为馆藏的重要组成部分。

(二)为研究名人、梳理校史等提供原始资料

人物档案是个人在从事各种活动中直接形成的或与之有密切关系的,对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等形式的历史记录,具有原始记录性,可为名人生平、学术思想、学术贡献、成功因素等研究提供客观、翔实、可靠的佐证材料,能够还原人物成长的客观轨迹,再现特定时空背景下的人物面貌,保证研究成果的权威性和可信性。有的名人甚至是某个历史时期、某个学科或者某个研究领域的里程碑式的人物,其档案更具历史文化价值和科研价值,对研究学科史、校史等具有极其重要的作用。

(三)为传承弘扬优良传统提供生动实例

大学文化由一代代学人创造并积淀下来。一代代学人形成的人物档案如同时代的标本,记录着时代的文化特征,是传承文化的重要载体,是弘扬优良传统的生动案例。北京大学校史馆“书生本色 学者风范”系列展览便是专为在学术上作出突出贡献的学者而办的。其中很多素材便取自这些人物的档案。这一展览成为每年新生入学教育的重要平台,是他们勉励自我、学习前辈、继承学问的最佳教材。

二、高校人物档案收集工作的基本流程

目前,北京大学人物档案收集的主要方式是亲属捐赠。在捐赠量少的情况下,由亲属将档案移送档案馆,办理一定的交接手续后由档案馆工作人员遵循一定的标准整理入库。在捐赠量大的情况下,则需要档案馆工作人员到捐赠人家中协助家属进行清点、记录(形成装箱清单)、装箱封存、转移存放位置等。封装运入档案馆之后,便开始整理工作,包括开箱及形成开箱目录、鉴定去重、分类、排序、著录、检查、装盒等。整理序化后,需要交给亲属最后的档案目录及捐赠证书。同时,将整理好的档案移交入库。可以看出,人物档案空间转移的节点包括档案产生地、档案馆、档案馆库房,不同存放地点对应不同的整理或者管理工作。下面,笔者对此进行一一介绍。

(一)清点装箱

清点一方面能够筛除无关的材料,另一方面则方便家属查看并决定是否由自己留存。记录的内容包括物品的种类、数量等。若是实物,则记录实物的名称和数量,如书籍10本、贺寿匾额1个。一般以箱为单位形成装箱清单,装满一箱要封箱。将捐赠物品从捐赠人家中转移到档案馆应以批次为单位与捐赠人办理暂存手续,填写人物资料暂存交接单,双方签字(档案馆加盖公章),一式两份并附装箱清单,由捐赠人和档案馆各自保留一份。

(二)入馆开箱

运输入馆之后,第一步要对所有捐赠物品进行开箱登记,形成开箱目录。开箱登记以箱为单位逐件登记在事先设计好的表格中。表格信息项的设计应综合考虑登记数据与档案管理系统的对接,以及家属可能想要了解的内容等。北大档案馆选取的信息项包括箱号、序号、题名、责任者、形成时间、数量、人物姓名、备注等。箱号指装箱时形成的编号,序号则是指一箱中每件物品的顺序及代码,题名为能概括物品情况的说明性文字,责任者指的是对所形成的内容负责任的个人或机构,数量指一个或一类物品的数量,人物姓名即人物档案产生的主体,备注主要用来说明稿本信息或者整理上的一些线索性信息。开箱目录应交给捐赠人一份,使其了解所捐物品的详细内容。

(三)整理入库

形成详细的开箱目录后,便进入档案整理环节。此时需依照相关规定开始鉴定去重、分类、排序、著录、检查、装盒等工作。完成这一系列工作后,将档案实体移交档案库房,同时移交电子数据(档案管理系统著录形成的档案目录)。至此,人物档案工作画上圆满句号。

三、高校人物档案整理过程中应注意的问题

人物档案整理过程大体与文书档案类似,北京大学也制定了人物档案接收整理要求,结合人物档案整理工作实际情况形成了整理流程,分为7个步骤。一是根据开箱记录和人物档案收集范围,将待整理档案进行分类。二是按件整理。由于人物档案形成时间跨度长,涉及内容繁杂且未经整理,或者因人物多次搬家,相关材料变得散乱,需要对材料进行分件处理。这种情况主要集中在手稿类资料上。确定某份手稿的独立性往往要观察实体形式特征,诸如用纸大小及类别、行文方向、笔迹特点、是否有页码等标识,同时阅读目录、标题及内容等来判定实体的“件”。三是以“件”为单位编写页码。四是系统著录,形成目录。五是打印目录、封面等。六是装订成册并装盒,其中特别厚的、不宜装订的手稿则不装订直接装入定制的异型盒内。七是移交库房。

除此之外,在整理过程中还需要特别注意把握以下4个方面。

(一)合理把控收集范围

从笔者参与整理的人物档案看,人物档案一般包括两个部分,一是人物本身在工作、学习、生活中形成的资料,二是人物在从事研究工作、发展自身爱好、参加重大活动、指导学生等过程中收集的资料。为了全方位立体丰富地反映人物生平、研究成果、志趣爱好,这两类材料都要考虑接收。前一类,特别是手稿、讲义、论文原稿、重要证书、实物等,是重中之重。后一类则要根据收集范围、与前一类的关系、是否能体现人物特点和社会关系(主要指与学术圈内人士的关系)等进行适当筛选。需要特别指出的是,有的人物收集的资料可能与自身关系不大,但却是很珍贵的史料,并且与北京大学相关,则可以留存下来作为馆藏其他资料的补充。如,笔者在整理民俗学家江绍原先生的个人档案时,发现了一些很珍贵的民国刊物、报纸,便把它们保存了下来。

(二)充分发挥开箱目录的作用

在形成开箱目录的过程中,整理人已经把所有的资料都过了一遍,对所收集的资料从内容到载体都有所了解,并已经将这些信息填写到开箱目录的备注项中,对后期的整理和序化具有很强的线索性作用。此外,在进行实体序化前,可以首先进行数据处理,如同类合并、重件剔除、顺序排列等,然后依照序化的数据进行实体整理。

(三)对不同载体类别、状况的档案进行差别化整理

人物档案不仅载体类型多样,并且状况各异。有些老教授的手稿,其用纸、笔迹、幅面、行文方向、破损程度等均有所不同,因而整理过程中需要根据情况灵活变动整理方式。对于不同载体类型,如纸质、光盘、照片(包括数码照片)、磁带、软盘等,需要分别整理。磁带、软盘等载体要先找到特殊机器将内容导入计算机,然后再作处理。对于不同状况的纸质材料也应分而治之。如,破损严重的进行裱糊,褶皱的用专门的小烙铁熨平整,幅面过满的则贴白边。

(四)题名著录应规范且便于查询利用

我国涉及档案题名的规定包括《档案著录规则》《归档文件整理规则》《国家行政机关公文处理办法》等,但这些规定的内容主要是针对公文。人物档案中不仅有公文,还有书、报、刊、论文等,因而著录过程中存在3个比较突出的问题:一是题名中人物名称后是否加尊称“先生”字样,二是往来信件题名如何保持一致性,三是标题中出现的报、刊、论文等是否加书名号。经过多次实践和商讨,北京大学档案馆基本采取以下做法:材料有题名,则照录;材料没有题名或者题名不能概括材料主要内容的,则重新拟写;题名中不出现载体类型、复印(制)件、稿本类型、载体数量等信息,载体类型、载体数量等可在相应的著录项中填写,版本、稿本及其他说明性信息可在备注中标注;人物名称后可不加称谓,如有必要可加上职称或者职务;题名中出现的公开发行物、各种作品都需要加书名号,专有名词用双引号;概括信函的题名时,需将通信双方的姓名体现出来,一般使用的格式为寄信人致/写给收信人关于XXX事(宜)的信(函),若事件主题不好归纳,则简化成寄信人致/写给收信人的信(函)。

最后要指出的是,目前人物档案一般是在征集对象去世后由亲属进行捐赠的。笔者认为,可提前与相关人物建立联系,以口述的形式形成一定的记录。这样一方面可使人物档案更丰富,人物形象也更丰满。另一方面,能够提前征求人物对其档案资料整理的意见和建议。特别是专业性很强的专业手稿的整理,如果能得到相关人物的指导,那么能够更好地保持其形成的原貌以及材料间的有机联系,也能更准确地体现人物的初衷。

(原载于《中国档案报》2023年10月23日 总第4050期 第三版  作者:陈 香)

把握高校人物档案收集整理的关键点 ——基于北京大学档案馆相关实践的思考
发布时间:2023-10-24 来源:
高校是人才的摇篮,是大师的沃土;人才是高校的灵魂,是高校建设和发展的支柱。任何一所大学的建设和发展都与重要人物密不可分。加强高校人物档案资源建设,对于丰富高校档案馆馆藏资源、开展校史研究、制定人才战略、加强人才资源开发,以及更好传承和弘扬高校优良传统具有重大意义。

一、高校人物档案收集的意义

(一)丰富馆藏内容,突出馆藏特色

在某一学科领域获得至高成就的人物在成人、成才、立业过程中形成的档案可谓是鲜活的励志成长手册、典型的教育素材和不可替代的文化载体。这些人物有着不同的成长背景、不同的学科领域、不同的工作岗位、不同的生活经历,所形成的档案也是丰富多彩、各具特色的。这些档案真实反映了他们的治学方法,体现了他们的生活态度,展现了他们为人处世的精气神。因而,根据学校实际工作和发展需要适时开展人物档案工作,能为馆藏增添更多的个性和特色,丰富馆藏内容,优化馆藏结构,从而更细致深入地反映高校的教学、科研、管理情况。

根据北京大学人物档案管理规范的界定,北京大学人物档案是指学校中学术造诣较深,在某一学科领域贡献突出,在国内外教育界、科技界有一定影响力的知名人物的档案。人物档案的建档对象包括:为国家和社会作出突出贡献者;国家或国际重大奖励的获得者;中国科学院院士、中国工程院院士和其他知名学者;历届校领导;在国内外享有盛誉的校友,以及对学校发展有突出贡献的人士。至今,北大档案馆已经收藏了50多位科学家(教授、校领导)的1万多件人物档案,包括珍贵的科研手稿、声像资料、荣誉证书等,成为馆藏的重要组成部分。

(二)为研究名人、梳理校史等提供原始资料

人物档案是个人在从事各种活动中直接形成的或与之有密切关系的,对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等形式的历史记录,具有原始记录性,可为名人生平、学术思想、学术贡献、成功因素等研究提供客观、翔实、可靠的佐证材料,能够还原人物成长的客观轨迹,再现特定时空背景下的人物面貌,保证研究成果的权威性和可信性。有的名人甚至是某个历史时期、某个学科或者某个研究领域的里程碑式的人物,其档案更具历史文化价值和科研价值,对研究学科史、校史等具有极其重要的作用。

(三)为传承弘扬优良传统提供生动实例

大学文化由一代代学人创造并积淀下来。一代代学人形成的人物档案如同时代的标本,记录着时代的文化特征,是传承文化的重要载体,是弘扬优良传统的生动案例。北京大学校史馆“书生本色 学者风范”系列展览便是专为在学术上作出突出贡献的学者而办的。其中很多素材便取自这些人物的档案。这一展览成为每年新生入学教育的重要平台,是他们勉励自我、学习前辈、继承学问的最佳教材。

二、高校人物档案收集工作的基本流程

目前,北京大学人物档案收集的主要方式是亲属捐赠。在捐赠量少的情况下,由亲属将档案移送档案馆,办理一定的交接手续后由档案馆工作人员遵循一定的标准整理入库。在捐赠量大的情况下,则需要档案馆工作人员到捐赠人家中协助家属进行清点、记录(形成装箱清单)、装箱封存、转移存放位置等。封装运入档案馆之后,便开始整理工作,包括开箱及形成开箱目录、鉴定去重、分类、排序、著录、检查、装盒等。整理序化后,需要交给亲属最后的档案目录及捐赠证书。同时,将整理好的档案移交入库。可以看出,人物档案空间转移的节点包括档案产生地、档案馆、档案馆库房,不同存放地点对应不同的整理或者管理工作。下面,笔者对此进行一一介绍。

(一)清点装箱

清点一方面能够筛除无关的材料,另一方面则方便家属查看并决定是否由自己留存。记录的内容包括物品的种类、数量等。若是实物,则记录实物的名称和数量,如书籍10本、贺寿匾额1个。一般以箱为单位形成装箱清单,装满一箱要封箱。将捐赠物品从捐赠人家中转移到档案馆应以批次为单位与捐赠人办理暂存手续,填写人物资料暂存交接单,双方签字(档案馆加盖公章),一式两份并附装箱清单,由捐赠人和档案馆各自保留一份。

(二)入馆开箱

运输入馆之后,第一步要对所有捐赠物品进行开箱登记,形成开箱目录。开箱登记以箱为单位逐件登记在事先设计好的表格中。表格信息项的设计应综合考虑登记数据与档案管理系统的对接,以及家属可能想要了解的内容等。北大档案馆选取的信息项包括箱号、序号、题名、责任者、形成时间、数量、人物姓名、备注等。箱号指装箱时形成的编号,序号则是指一箱中每件物品的顺序及代码,题名为能概括物品情况的说明性文字,责任者指的是对所形成的内容负责任的个人或机构,数量指一个或一类物品的数量,人物姓名即人物档案产生的主体,备注主要用来说明稿本信息或者整理上的一些线索性信息。开箱目录应交给捐赠人一份,使其了解所捐物品的详细内容。

(三)整理入库

形成详细的开箱目录后,便进入档案整理环节。此时需依照相关规定开始鉴定去重、分类、排序、著录、检查、装盒等工作。完成这一系列工作后,将档案实体移交档案库房,同时移交电子数据(档案管理系统著录形成的档案目录)。至此,人物档案工作画上圆满句号。

三、高校人物档案整理过程中应注意的问题

人物档案整理过程大体与文书档案类似,北京大学也制定了人物档案接收整理要求,结合人物档案整理工作实际情况形成了整理流程,分为7个步骤。一是根据开箱记录和人物档案收集范围,将待整理档案进行分类。二是按件整理。由于人物档案形成时间跨度长,涉及内容繁杂且未经整理,或者因人物多次搬家,相关材料变得散乱,需要对材料进行分件处理。这种情况主要集中在手稿类资料上。确定某份手稿的独立性往往要观察实体形式特征,诸如用纸大小及类别、行文方向、笔迹特点、是否有页码等标识,同时阅读目录、标题及内容等来判定实体的“件”。三是以“件”为单位编写页码。四是系统著录,形成目录。五是打印目录、封面等。六是装订成册并装盒,其中特别厚的、不宜装订的手稿则不装订直接装入定制的异型盒内。七是移交库房。

除此之外,在整理过程中还需要特别注意把握以下4个方面。

(一)合理把控收集范围

从笔者参与整理的人物档案看,人物档案一般包括两个部分,一是人物本身在工作、学习、生活中形成的资料,二是人物在从事研究工作、发展自身爱好、参加重大活动、指导学生等过程中收集的资料。为了全方位立体丰富地反映人物生平、研究成果、志趣爱好,这两类材料都要考虑接收。前一类,特别是手稿、讲义、论文原稿、重要证书、实物等,是重中之重。后一类则要根据收集范围、与前一类的关系、是否能体现人物特点和社会关系(主要指与学术圈内人士的关系)等进行适当筛选。需要特别指出的是,有的人物收集的资料可能与自身关系不大,但却是很珍贵的史料,并且与北京大学相关,则可以留存下来作为馆藏其他资料的补充。如,笔者在整理民俗学家江绍原先生的个人档案时,发现了一些很珍贵的民国刊物、报纸,便把它们保存了下来。

(二)充分发挥开箱目录的作用

在形成开箱目录的过程中,整理人已经把所有的资料都过了一遍,对所收集的资料从内容到载体都有所了解,并已经将这些信息填写到开箱目录的备注项中,对后期的整理和序化具有很强的线索性作用。此外,在进行实体序化前,可以首先进行数据处理,如同类合并、重件剔除、顺序排列等,然后依照序化的数据进行实体整理。

(三)对不同载体类别、状况的档案进行差别化整理

人物档案不仅载体类型多样,并且状况各异。有些老教授的手稿,其用纸、笔迹、幅面、行文方向、破损程度等均有所不同,因而整理过程中需要根据情况灵活变动整理方式。对于不同载体类型,如纸质、光盘、照片(包括数码照片)、磁带、软盘等,需要分别整理。磁带、软盘等载体要先找到特殊机器将内容导入计算机,然后再作处理。对于不同状况的纸质材料也应分而治之。如,破损严重的进行裱糊,褶皱的用专门的小烙铁熨平整,幅面过满的则贴白边。

(四)题名著录应规范且便于查询利用

我国涉及档案题名的规定包括《档案著录规则》《归档文件整理规则》《国家行政机关公文处理办法》等,但这些规定的内容主要是针对公文。人物档案中不仅有公文,还有书、报、刊、论文等,因而著录过程中存在3个比较突出的问题:一是题名中人物名称后是否加尊称“先生”字样,二是往来信件题名如何保持一致性,三是标题中出现的报、刊、论文等是否加书名号。经过多次实践和商讨,北京大学档案馆基本采取以下做法:材料有题名,则照录;材料没有题名或者题名不能概括材料主要内容的,则重新拟写;题名中不出现载体类型、复印(制)件、稿本类型、载体数量等信息,载体类型、载体数量等可在相应的著录项中填写,版本、稿本及其他说明性信息可在备注中标注;人物名称后可不加称谓,如有必要可加上职称或者职务;题名中出现的公开发行物、各种作品都需要加书名号,专有名词用双引号;概括信函的题名时,需将通信双方的姓名体现出来,一般使用的格式为寄信人致/写给收信人关于XXX事(宜)的信(函),若事件主题不好归纳,则简化成寄信人致/写给收信人的信(函)。

最后要指出的是,目前人物档案一般是在征集对象去世后由亲属进行捐赠的。笔者认为,可提前与相关人物建立联系,以口述的形式形成一定的记录。这样一方面可使人物档案更丰富,人物形象也更丰满。另一方面,能够提前征求人物对其档案资料整理的意见和建议。特别是专业性很强的专业手稿的整理,如果能得到相关人物的指导,那么能够更好地保持其形成的原貌以及材料间的有机联系,也能更准确地体现人物的初衷。

(原载于《中国档案报》2023年10月23日 总第4050期 第三版  作者:陈 香)

宁波市档案局、宁波市档案馆主办
宁波市档案馆信息技术处承办

地址:(正大门)宁波市海曙区解放北路69号
备案编号:浙ICP备05066881
新宝